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Plus que PRO place ses collaborateurs au cœur du développement de leur entreprise en les associant à ses projets

17 juillet 2019
webcd
Plus que PRO place ses collaborateurs au cœur du développement de leur entreprise en les associant à ses projets

Après celui de Schiltigheim, c’est au tour du site Plus que PRO d’Obernai de voir beaucoup plus grand !
Son équipe d’une quarantaine de collaborateurs va en effet investir dès l’été prochain de nouveaux locaux, d’une surface multipliée par quatre, passant ainsi de 500 à 2000 mètres carrés.

Un projet ambitieux, auquel les salariés ont été associés dès le départ, grâce à l’organisation régulière d’ateliers Sprint, destinés à solliciter leurs idées pour concevoir au mieux leurs nouveaux espaces de travail…

L’atelier Sprint : une idée très tendance dans le monde de l’entreprise…

Qui n’a pas connu les réunions chronophages dont il ne sort finalement aucune décision ou les échanges de mails interminables au fil de la gestion d’un projet aux délais constamment repoussés ?
Le sprint est une solution-clé de plus en plus en vogue dans les entreprises, avec pour objectif de les aider à optimiser leur temps de travail et répondre à leurs objectifs.

Le concept, qui nous vient tout droit de la Silicon Valley, a été créé chez Google il y a 10 ans par Jake Knapp, un passionné d’optimisation et de productivité.
Le but premier du sprint : développer ses idées indépendamment mais de manière collective pour définir ensemble une solution à une problématique ou relever un défi (lancer un produit, fixer des priorités, établir une stratégie…)

Les trois ingrédients essentiels du sprint :

  1. Des délais qui forcent à se concentrer et à être productif
  2. Identifier les personnes qui vont relever les problématiques et les résoudre
  3. Réalisation et test de prototype

Pourquoi avoir lancé un sprint pour les nouveaux locaux Plus que PRO ?

Afin que chacun puisse s’approprier immédiatement ses nouveaux espaces et proposer des solutions d’optimisation concrètes de ses conditions de travail
L’animatrice, Maryne Janel, graphiste chez Plus que PRO, a mené à cette fin un atelier sprint accéléré en 3 séances (au lieu de 5 jours).

Le récit des trois Sprint qui ont donné naissance au site d’Obernai :

Première session : identifier les problèmes & les solutions

Lors de la première réunion, l’équipe a d’abord dû découvrir le principe du sprint, puis défini les points forts et les points faibles de l’open space. Des post-its ont recouvert les murs de l’agence et une problématique majeure a été mise en avant : Comment associer bruit et bien-être au travail ?

Chacun a ensuite pu proposer 8 idées et en choisir une à développer sous forme d’histoire dessinée avec une mise en perspective du problème posé, de la solution envisagée et du résultat escompté. Les conceptions de chacun ont ensuite été exposées et celle qui a remporté le plus de votes a été adoptée.


Présentation de l’atelier sprint par les animateurs

Deuxième session : proposer un prototype

Suite à la mise en place d’un Pinterest géant sur tableau, les salariés ont d’abord été invités à proposer une disposition de l’espace du 1er étage du bâtiment correspondant à la partie bureaux proprement dite.
Munis d’une feuille transparente simplement superposée au plan initial de l’architecte et d’un simple feutre effaçable, ils ont pu ensuite réfléchir ensemble à la conception de leur environnement de travail idéal !
Les trois plans retenus ont été prototypés par Maryne sur le modèle du jeu bien connu « Les Sims » pour avoir un rendu hyper réaliste du résultat à l’échelle et en 3D, en fonction des différentes heures de la journée…

L’un des trois plans retenus lors du 2ème atelier

Troisième session : tester le prototype

Des « testeurs » qui n’avaient jusque là pas participé aux ateliers ont découvert les plans reproduits par Maryne sur Sims pour donner leur point de vue.
Maryne était dans une salle avec un testeur pour les guider dans le jeu.
Le reste du groupe, les observateurs, était dans une autre salle et pouvait découvrir les réactions du testeur en live et recueillir les points positifs et négatifs de chaque organisation d’espace en vue d’élire le plan « idéal ».

Une charte commune de règles d’un open space a également été créée et approuvée par tous les collaborateurs.
« Il est plus aisé de respecter des règles quand on a participé à leur élaboration » estime Maryne.


Phase de test pour déterminer le plan idéal


Prototype final réalisé par les salariés de Plus que PRO


Détail d’un espace « jungle »

Plus que PRO, une entreprise où il fait bon vivre

Plus qu’un slogan, il s’agit d’un label décerné à Plus que PRO, celui d’une entreprise Great Place to Work® Certifiée.

Cet exercice de sprint pour les nouveaux locaux en est un nouvel exemple. Les plans des futurs locaux n’ont pas été imaginés uniquement par les dirigeants mais par toutes les forces vives de la structure qui ont pu mettre leur activité quotidienne de côté pour se concentrer sur la conception des futurs espaces de travail.

Pour Maryne, l’enjeu était de taille : « Le sprint permet d’éviter les erreurs et de faire des investissements pour une solution qui ne fonctionne pas ».
Elle résume : « Le sprint c’est travailler séparément et ensemble et s’approprier plus facilement les idées des autres en y incorporant les siennes ».

Les résultats du sprint ont été remis à un adhérent Plus que PRO en charge de l’aménagement des nouveaux locaux pour concilier besoins & envies des travailleurs et recommandations professionnelles.
La méthode du sprint a été appliquée à d’autres sujets dans l’entreprise pour permettre de débloquer des situations ou lancer un nouveau projet.